Toplantı Tutanağı Tutmada 5 Adım (Toplantı Tutanağı Örneği)
Merhaba, bu yazımda profesyonel hayatta sıklıkla kullanılan asetlerden birisi olan toplantı tutanağı ile alakalı bir yazı paylaşacağım.
Birçoğumuz okulda ya da işte veya gündelik hayatta birçok bilgiyi unutmamak için bir yerlere yazıyor ve çiziyoruz. Kimimiz bir sözcük yazıyor, kimimiz ise çizgilerle tasvir ediyor. Bize, karşı taraftan gelen birçok sözcüğün bir “bilgi” niteliği taşıması ve ileride kullanılması adına, onlara önemli anlamını bu şekilde yükleyebiliyoruz.
Öğrenciler derslerinde başarılı olmak için, duyduğunu unutmamak ve tekrar edebilmek için defterlerine not alıyor. Çalışanlar ise bir görevi başlatmak ya da sürdürebilmek için not tutmak durumunda kalıyor çünkü bir şekilde sözler uçuyor ve yazı kalıyor…
Bugün ise not tutmanın sistematik bir şekilde, özellikle çalışanlar için toplantıda not tutarak toplantı tutanağı adı verilen materyali oluşturması ile alakalı 5 altın kuraldan bahsedeceğim. Genellikle toplantıların uzun ve tartışmalarla geçtiği olabiliyor. Toplantı sonlarında geçirilen bu sürenin yararlı olabilmesi için bir çıktıya (output) ihtiyacı var. Yazının devamında bu adımları inceliyor olacağız.
Toplantı Tutanağı Nedir? (Meeting of Minutes-MOM)
Toplantı notları genellikle “meeting of minutes” olarak ifade ediliyor. Toplantı boyunca konuşulanların kayıtlarının yazılması anlamında. Bu sebeple, kritik toplantılarda bilgi hiçbir zaman kaybolsun istenmediği için titizlikle kayıt ediliyor.
Toplantı Tutanağı Amacı
İlerideki çalışmalarda, o gün o toplantıda neler olmuş, neler konuşulmuş, alınan kararlar neler, aksiyonlar kim tarafından hangi amaçla alınmalı gibi temel başlıkları içeriyor.
- Alınan kararlar
- Alnacak aksiyonlar ve kim tarafından alınacağı
- Aksiyonların tanımı
Toplantı notları, yukarıdaki maddeleri içermesi sebebiyle iyi bir referans noktası olarak dikkate alınmaktadır. Katılım sağlamayanlar için de kısa bir özet gibi düşünülebilir. Yukarıdaki başlıkların gözönüne alınmasıyla birlikte doğru ve doğru kişiye bağlanmış çıktılar sağlanmaktadır.
5 Altın Kural ile Toplantı Tutanağı Hazırlama
- Ön Hazırlık – Ajanda Sahibi Olma
- Toplantı Kaydı Tutma
- Yazma ve Tanımlama
- Notların Paylaşılması
- Notların Arşivlenmesi
Ön Hazırlık – Ajanda
İyi planlanmış bir toplantı, etkili toplantı tutanaklarının sağlanmasına yardımcı olur. Toplantı başkanı veya tutanak tutan kişinin birlikte çalışarak gündemin ve toplantının iyi düşünülmüş olması tutanak tutmayı kolaylaştırır. Örneğin, toplantı yapısına ve kullandığınız araçlara bağlı olarak tutanak tutan kişi, aynı zamanda gündem ve tutanak taslağı olarak da kullanılabilen bir belge formatı oluşturmak için çalışabilir.
Ajanda Nedir?
Ajanda kısaca toplantıda ne konuşacağız, hangi maddeler ana gündemimiz bunu belirtir. Bu şekilde toplantı dağılmadan belirli çerçeve içerisinde bulunabilir.
Ajanda katılımcıları, toplantı içerisinde kullanılacak ana dokümanları da içerebilir.
Toplantı Tutanağında Neler Olmalı? – Rapor Tutma Örneği
Bir toplantı tutanağı tutmadan önce, tam olarak neyin notunu tutacağınızı iyi bilmek ve öğrenmek gerekir. Doğru bilgileri yazmak ve önemli noktaları belirtebilmek için, konu hakkında iyi bir bilgi sahibi olunmalıdır. Toplantı tutanakları değişkenlik gösterse de, genellikle içerisinde aşağıdaki bilgiler mutlaka olur.
- Toplantı tarihi ve saati
- Katılımcıların isimleri
- Önceki toplantı tutanağının kabulü veya düzeltmeleri
- Her gündem maddesi için alınan kararlar
- Yapılacak işler ve sorumluları
- Bir sonraki toplantı tarihi
Toplantı Tutanağı Örnekleri: Meeting minutes templates | Microsoft Create
Tutanak Yazma İpuçları
- Toplantıdan sonra, her şey aklınızda tazeyken, mümkün olan en kısa sürede tutanakları yazmaya çalışın.
- Taslağınızı gözden geçirin ve gerekirse ek notlar ekleyin veya vurgulanan noktaları açıklığa kavuşturun. Ayrıca tüm kararların, eylemlerin ve hareketlerin açıkça not edildiğinden emin olun.
- Yeterli ayrıntıya yer verdiğinizden emin olun Özellikle Yönetim Kurulu tutanakları için, alınan her eylemin kısa bir açıklamasının yanı sıra kararın arkasındaki mantığı da eklemenizi öneriliyor.
- Bir önergeyi kabul etmeden önce çok fazla tartışma olmuşsa, lehte ve aleyhte olan başlıca argümanları yazın.
- Tutanakların okunmasının kolay olması için kısalık ve netlik sağlayacak şekilde düzenleyin.
- Ana format açısından akılda tutulması gereken birkaç nokta şunlardır:
- Objektif olun
- Baştan sona aynı kipte yazın
- Hareketleri ve saniyeleri kaydetmek dışında ad kullanmaktan kaçının.
- Kişisel gözlemlerden kaçının — tutanaklar yalnızca gerçeklere dayalı olmalıdır
- Başka belgelere başvurmanız gerekiyorsa bunları özetlemeye çalışmayın. Bunun yerine, bunların nerede bulunabileceğini belirtmeniz veya bunları ek olarak eklemeniz yeterlidir.
Toplantı Tutanağı Onaylanmalı mıdır?
Büyük toplantılarda genellikle, tutulan notların en son toplantı başkanı tarafından gözden geçirilerek onaylanması gerekmektedir. Burada konunun akışı, bilgiler, yazım dilinin resmiyeti vb. hususlara dikkat çekiliyor.
Toplantı Tutanağı Paylaşımı ve Saklanması
Toplantı tutanakları günümüzde online ortamda mail ya da ortak klasörlerde tutuluyor. Bu tabiiki hard copy olarakta saklanabilir fakat yaygın method online paylaşım diyebiliriz.
Burada tutulan notları mail yoluyla paylaştıktan sonra, ortak klasörde tutmak ilerleyen zamanda geri besleme ve izlenebilirlik açısından da önem arz ediyor. Profesyoneller bunun için çok farklı tutanakları tutma alanları kullanabilir. Bunlar en bilindik Google Drive, Box vb…
Bir önemli husus ise, toplantı notlarının sadece belli kişiler tarafından editör olarak izlenmesi, diğer okuyucular tarafından ise sadece “wiever” olarak görünmesi gerekmekte. Word dosyası ile kaydedilen notların değiştirilmesini engellemek oldukça önemlidir. Zaten bu sebeple genellikle PDF çıktısı olarakta paylaşılabiliyor.
Toplantı Tutanağı Örneği
Toplantı Tutanağı Örneği toplantı içeriklerine göre değişkenlik gösterebiliyor. Yukarıda bahsettiğim bazı temel şablonlar ve içerikler zaten bulunmakta fakat kolayca ulaşabileceğiniz toplantı tutanağı örneği için bu linke tıklayabilirsiniz: Toplantı Tutanaklarını Tutma Şabolanları – Microsoft
İş Dünyası ile alakalı bu yazıma da göz atın: PESTLE Analizi ile İş Dünyasında Stratejik Vizyon Oluşturmak
