Kaplumbağa Diyagramı Örneği ile 5 Bileşenli Süreç İyileştirme

Kurumsal firmalar sürekli kendi iç süreçlerini analiz etme ve iyileştirmeye yönelik adımlar atarlar. Bu adımların en temel ve en sistematik olanları ise “internal auditing” dediğimiz kavram. Yani şirketin kendi iç süreçlerini takip ederek ve analiz ederek, tüm fonksiyonlar bazında iyileştirmeler yapması diyebiliriz. Kaplumbağa diyagramı ise süreç iyileştirme analizlerinde kullanılan önemli bir yöntem.

Bu blog yazımda sizlere Kaplumbağa Diyagramı ve 5 bileşenini kullanarak süreçlerinizi izleme ve karşılaşacağınız riskleri önceden tespit etme, düzeltme ve iyileştirme amacıyla yapılan çalışmalardan bahsedeceğim.

İçerik Rehberi

Toggle

Kaplumbağa Diyagramı Yöntemi Nedir/Kaplumbağa Modeli Nedir?

Kaplumbağa diyagramı, literatürde “Turtle Diagram” ya da “PICMO” olarak karşımıza çıkıyor. Asıl adını da zaten PICMO teriminden alıyor. İlk paragraflarımda da bahsettiğim gibi “denetleyicilerin” herhangi bir departmandaki bir prosesi doğru kontrol edebilme ve analiz edebilme işine yarıyor.

Sonuç olarak, sürdürülen bir prosesi kağıt üstünde bileşenlerine ayırarak analiz edebiliyor olmak daha kolaydır.

PICMO neyi ifade ediyor? 5 Bileşen nedir?

Process (Süreç)
Input (Girdi)
Output (Çıktı)
Mechanism (Mekanizma)
Controller (Kontrolcüler)

Kaplumbağa Diyagramı ve Bileşenleri

Bizim bir süreci kontrol etmemiz için bazı bileşenler ile birlikte doğru ve deyim ile “kitabına uygun” olup olmadığına dikkat etmemiz gerekmekte. Bu sürecin izlenmesi, kontrole edilmesi ve varsa risklerinin belirlenmesinde Kaplumbağa Diyagramı bize yardımcı oluyor.

Kaplumbağa Diyagramı Amacı ve Hedefleri

Sistem analizi gibi alanlarda kullanılan bir tekniktir. Temel amacı, bir işlemin akışını, mantığını ve işlevselliğini görsel olarak temsil etmektir.

Kaplumbağa diyagramları, çeşitli işlem adımlarını ve karar noktalarını semboller ve oklar kullanarak gösterir. Bu diyagramlar, bir işlemin ne zaman ve nasıl çalıştığını anlamak için kullanılır. Ayrıca, sistemdeki akışın analiz edilmesine ve iyileştirilmesine yardımcı olurlar.

Bu diyagramlar, süreçlerin tasarım aşamasında kullanılırken, iş süreçlerinin analizi ve optimizasyonunda da sıkça kullanılır. Temel olarak, karmaşık işlemleri anlamak ve görselleştirmek için kullanılan etkili bir araçtır.

Kaplumbağa Modelinin Kullanıldığı Yerler

Aslında baktığınızda diyagram, doğru bileşenler yerine konulduğu zaman kişisel hayatta ve iş hayatında çok iyi bir şekilde kullanılabilir. Demek istediğim, hali hazırdaki tüm çalışmalara bu tekniği entegre ederek kendi süreçlerimizi iyileştiririz ama iş dünyasına yönelik konuştuğumuz için birkaç kullanım alanını size vermek istiyorum.

Sistem Analizi: Büyük sistemlerin analizi ve tasarımında, kaplumbağa diyagramları karmaşık işlemlerin ve veri akışlarının anlaşılmasına yardımcı olur. Sistemlerin farklı bileşenleri arasındaki etkileşimleri ve veri akışlarını göstermek için kullanılır.
İş Süreçleri Yönetimi: Kurumsal düzeyde, iş süreçlerinin analizi, modellemesi ve iyileştirilmesi için kaplumbağa diyagramları kullanılır. Bir organizasyonun iş süreçlerini anlamak ve optimize etmek için bu diyagramlar tasarlanır.
Yazılım Geliştirme: Yazılım geliştirme sürecinde, programların akışını, işlevselliğini ve mantığını anlamak için kaplumbağa diyagramları kullanılır. Kodlama öncesinde, bir programın nasıl çalışacağını görsel olarak temsil etmek ve gereksinimlerin doğru bir şekilde anlaşılmasını sağlamak için bu diyagramlar tasarlanır.
Proje Yönetimi: Proje planlama ve yönetiminde, belirli adımların ve süreçlerin görsel olarak temsil edilmesi için kaplumbağa diyagramları kullanılabilir. Proje akışlarını anlamak ve proje ilerlemesini takip etmek için bu diyagramlar faydalı olabilir.
Kalite Yönetimi: ISO standartları dünyada geçerliliği olan ve farklı şirketlerin aynı standartları yakalamasına yardımcı olan standartlardır. Bu standartların etkin kullanıldığının analiz edilmesi ve proses hakkındahi iyileştirmelerin yapılması açısından kalite yönetim denetlemelerinde kullanılır.

Kaplumbağa Diyagramı içindeki 5 Bileşen

Process (Süreç)
Input (Girdi)
Output (Çıktı)
Mechanism (Mekanizma)
Controller (Kontrolcüler)

Kaplumbağa Diyagramı Bileşenleri | Kaplumbağa Diyagramı Örneği

Process (Süreç)

Süreç bu diyagramın en temel bileşeni ve diyagrama baktığımızda en temelde ve merkezde varolanı. Çünkü bir süreç doğru tanımlanmadan ya da varolmadan bileşenlerini analiz etmek ve doğrulunu kontrol etmekte imkansız olur. Bu sebeple, diyagramın merkezinde yeralan bu bileşen, tüm diğer bileşenlerin bağlantı noktasıdır. Örnek resimde de görüldüğü gibi, diğer bileşenler kaplumbağanın uzuvları iken, proses gövdesidir.

Input (Girdi)

Prosese girecek hammaddeleri, bilgileri, önelikli prosesleri, öncelikli komponentleri veya koşulları ifade eder.

Output (Çıktı)

Proses sonrasında ne elde ettiğimizle alakalı her şeydir.

Mechanism (Mekanizma)

Mekanizma direkt olarak “ne ile” ve “kim tarafından” sorularına cevap veriyor.

Ne ile? – Hangi ekipman, hangi araç/gereç, hangi makina, hangi koşullar
Kim tarafından? – Hangi personel.

Kontrolcüler (Controllers)

Kontrolcü kısmı yapılacak prosesin kitabına uygun olup olmadığını direkt bir şekilde kontrol eden kısımdır. Bu kısımda süreci tanımlayan, standartlar, prosedürler, iş emirleri, metotlar, mühendislik dizaynları ve formlar gibi kontrol elemanları bulunmaktadır.

Bu kontrolün sağlanması adına da, proseslerin nasıl izlendiği ve bilgi akışlarının kaydedildiği sistemlerde burada yer alır. Yani makina kayıtları, genel kayıtlar, izleme ekranları ve diğer kontrol ekipmanları.